FAQ - Nejčastější otázky o Q.Invoice

Q.Invoice je moderní webová aplikace pro automatizované zpracování a schvalování přijatých faktur, která využívá umělou inteligenci (AI) k rychlému a přesnému vytěžování dat.

Jak vám Q.Invoice pomůže?

• Automatické vytěžování přijatých faktur - AI rozpozná klíčové údaje (dodavatele, částku, datum splatnosti) a automaticky je přiřadí do systému.
• Snadné nahrávání přijatých - stačí je poslat na sběrný e-mail nebo nahrát v PDF přímo do aplikace.
• Efektivní schvalovací procesy - nastavitelné workflow zajišťuje hladký průběh schvalování s jasně definovanými odpovědnostmi.
• Méně chyb, více kontroly - eliminujete chybovost ručního zadávání a získáte přehled nad celým procesem fakturace.
• Úspora času a nákladů - snížením administrativní zátěže urychlíte práci a zlepšíte cash flow vaší firmy.

S Q.Invoice máte faktury pod kontrolou - rychle, přehledně a bez zbytečné námahy.

Q.Invoice může používat jakákoliv firma či organizace, která zpracovává faktury - od malých podniků až po velké korporace. Systém je navržen tak, aby vyhovoval potřebám účetních týmů, finančních oddělení, manažerů schvalujících faktury i externích účetních firem.

Díky flexibilnímu nastavení uživatelských rolí a oprávnění je vhodný pro týmy různých velikostí a struktur. Ať už máte jednoduchý schvalovací proces, nebo složitý workflow s více úrovněmi kontroly, Q.Invoice vám umožní efektivně spravovat faktury na míru vašim potřebám.

Ano! Q.Invoice můžete používat zdarma a bez časového omezení. Nabízíme bezplatnou verzi, která zahrnuje:

• Až 3 uživatele
• 50 MB úložiště
• 20 faktur měsíčně s automatickým vytěžováním pomocí AI
• Historii záznamů a základní podporu

Bezplatná verze je ideální pro malé firmy nebo ty, kteří si chtějí Q.Invoice nejprve vyzkoušet. Pokud potřebujete zpracovat více faktur nebo využít pokročilé funkce, můžete kdykoliv přejít na placený tarif, který odpovídá vašim potřebám.

Začněte zdarma a rozšiřujte možnosti podle růstu vaší firmy.

Q.Invoice je vhodná jak pro malé firmy, tak pro velké korporace. Díky flexibilním tarifům a možnosti přizpůsobení funkcí podle potřeb vaší firmy může Q.Invoice růst spolu s vaším podnikáním, a to od menších týmů až po komplexní struktury, s rozšířením funkcí, uživatelů a úložiště, jakmile to bude potřeba.

V Q.Invoice využíváme umělou inteligenci (AI) k automatickému vytěžování faktur, což výrazně urychluje zpracování a minimalizuje chybovost. Proces probíhá dvěma způsoby:

• Sběrný e-mail - faktury můžete posílat na dedikovanou e-mailovou adresu, odkud je systém automaticky načte a zpracuje.
• Ruční nahrání - fakturu lze nahrát přímo v aplikaci, kde ji AI okamžitě analyzuje.

Jak AI pracuje?

• Rozpozná a extrahuje klíčové údaje jako dodavatele, částky, datum splatnosti a další důležité informace.
• Automaticky je přiřadí do odpovídajících polí v systému.
• Postupně se učí na základě vašich dokladů, čímž zvyšuje přesnost vytěžování a eliminuje nutnost ručního zásahu.

Díky tomuto procesu ušetříte čas, snížíte riziko chyb a získáte rychlejší a efektivnější správu přijatých faktur.

Ano, je možné ručně upravit data vytěžená z faktury. Jakmile je faktura vytěžena, zobrazí se jako rozpracovaná, kde ji příslušná osoba může zkontrolovat a v případě potřeby upravit jednotlivá pole.

Po úpravách můžete přidat schvalovatele, kteří musí fakturu schválit před jejím zaúčtováním do systému. Tento proces zajišťuje kontrolu a přesnost před finálním zaúčtováním.

Ano, umí vyčíst všechny jazyky v latince. Nejvyšší přesnosti dosahujeme u češtiny, slovenštiny, angličtiny a němčiny.

Q.Invoice umí vytěžovat faktury z PDF, zobrazit náhledy PDF, JPG a JPEG a jako přílohy lze nahrát soubory ve formátech PDF, JPG, JPEG, XLSX, XLS, DOC, DOCX nebo přiložit odkazy na webové zdroje.

Schvalovací proces v Q.Invoice je flexibilní a lze ho částečně automatizovat. Schvalovatelé se k faktuře přiřazují na základě vyplněného předmětu plnění, ale v případě potřeby je možné je přiřadit i ručně.

Každý schvalovatel může podle nastavení rolí a práv upravovat jednotlivá pole nebo vykonávat předem určené činnosti. Tento proces zajišťuje efektivní a kontrolovaný schvalovací workflow, který lze přizpůsobit potřebám vaší firmy.

Ano, Q.Invoice umožňuje správu více společností v rámci jednoho přihlášení. V nastavení můžete přidat libovolný počet společností a pro každou z nich definovat specifické parametry, jako jsou:

• Dodavatelé - oddělená správa pro každou firmu.
• Předměty plnění - nastavení schvalovacích procesů na míru.
• Účetní osnovy - přizpůsobení podle jednotlivých účetních jednotek.
• Uživatelská oprávnění - nastavení přístupu pro jednotlivé týmy.

Díky této flexibilitě můžete efektivně řídit fakturaci a účetní procesy pro více firem na jednom místě.

Ano, Q.Invoice umožňuje detailní nastavení uživatelských rolí a oprávnění pro maximální kontrolu nad firemními procesy. Mezi základní role patří:

• Administrátor - spravuje celkové nastavení aplikace, uživatele a jejich oprávnění.
• Schvalovatel - odpovídá za kontrolu a schvalování faktur či žádanek.
• Zpracovatel - zadává a upravuje doklady, připravuje je ke schválení.

Každou roli lze dále přizpůsobit podle specifických potřeb vaší firmy, a tím zajistit, že každý uživatel má přístup pouze k relevantním funkcím a datům. Tím se zvyšuje bezpečnost a efektivita celého procesu.

Ano, v Q.Invoice klademe maximální důraz na bezpečnost a ochranu vašich dat. Celá infrastruktura běží v zabezpečeném cloudu FORPSI Cloud, který splňuje nejvyšší bezpečnostní standardy a mezinárodní certifikace.

• Šifrování a ochrana proti útokům

  Všechna data jsou zašifrována a systém je pravidelně testován proti bezpečnostním hrozbám, včetně simulovaných hackerských útoků.

• Zabezpečená datacentra v EU

  Data jsou uložena v moderních evropských datacentrech, včetně České republiky, která splňují přísné normy zabezpečení ISO 27001 a jsou chráněna čipovým přístupovým systémem a kamerovým monitoringem 24/7.

• Soulad s GDPR a ochrana soukromí

  FORPSI Cloud dodržuje kodex chování CISPE, což zajišťuje, že vaše data nejsou analyzována pro marketingové účely a jsou chráněna v souladu s předpisy EU.

• Bezpečné zálohování

  Díky službě Cloud Backup jsou vaše data automaticky a bezpečně zálohována, s neomezeným přenosem dat a šifrováním, které zabraňuje neoprávněnému přístupu.

Bezplatná verze je ideální pro malé firmy nebo ty, kteří si chtějí Q.Invoice nejprve vyzkoušet. Pokud potřebujete zpracovat více faktur nebo využít pokročilé funkce, můžete kdykoliv přejít na placený tarif, který odpovídá vašim potřebám.

S Q.Invoice máte jistotu, že vaše data jsou v bezpečí, chráněna proti ztrátě a vždy dostupná, když je potřebujete.

Ano, Q.Invoice lze propojit s vaším účetním systémem. Aktuálně podporuje integraci s Microsoft Business Central a jeho starší verzí Microsoft Navision.

Díky API konektorům je možné Q.Invoice propojit i s jinými účetními systémy, což vám umožní hladkou synchronizaci dat a zefektivnění procesů ve vaší firmě.

Implementace Q.Invoice je rychlá a jednoduchá. Jakmile zákazník projde registrací nebo zaplatí první poplatek (pokud má jinou než bezplatnou verzi), bude ihned přesměrován do aplikace, kde už bude mít připravené základní prostředí a může okamžitě začít.

V případě integrace s dalšími účetními systémy je časová náročnost posuzována individuálně, ale díky flexibilním API konektorům je proces obvykle rychlý a efektivní.

Ano, Q.Invoice nabízí technickou podporu a helpdesk. V každém tarifu, včetně bezplatné verze, je k dispozici e-mailová podpora.

U vyšších placených tarifů navíc nabízíme hotline podporu a helpdesk, které zajišťují rychlejší a komplexnější asistenci při řešení problémů a odpovědích na dotazy.